Administrative Assistant

En dentsu estamos en búsqueda de un Administrative Assistant en Medellín!

Técnico en Administración, Talento Humano, Secretariado y/o afines, con más de 1 año de experiencia laboral en funciones relacionadas con el cargo, con conocimientos de Excel básico, herramientas ofimáticas y manejo de correo electrónico. Preferiblemente con inglés básico.

Debes tener habilidades como: Servicio al cliente, comunicación verbal y escrita, buena presentación personal, atención al detalle, proactividad, capacidad de priorizar actividades y gestión del tiempo.

Serás el/la responsable de:

-Gestionar, coordinar y preparar los requerimientos de viajes corporativos como tiquetes, reservas de hoteles y traslados terrestres de los ejecutivos y demás empleados de la organización

-Recolectar y enviar documentación para elaboración de contratos con clientes y licitaciones con los mismos

-Revisar y direccionar las facturas a los diferentes procesos para su aprobación

-Gestionar las llamadas telefónicas, correos electrónicos y correspondencia interna y externa

-Solicitar cotizaciones y coordinación de propuestas con los proveedores

-Archivar y organizar documentos, tanto físicos como digitales, incluyendo correos electrónicos, recibos, facturas, reportes y otros documentos administrativos

-Gestionar el calendario para reservar las salas de las oficinas y coordinar el buen uso de estas.

-Coordinar las atenciones a clientes y empleados en las reuniones programadas

-Programar los mantenimientos correctivos y preventivos de los equipos e instalaciones

-Coordinar y controlar los pedidos de insumos de aseo, cafetería y papelería

-Controlar el ingreso de visitantes y domiciliarios autorizando su correspondiente acceso a la oficina