Asistente Técnico/a de Administración Colombia Bogotá

Job Description

El propósito del cargo de Asistente Técnico/a Administrativo es realizar labores de apoyo para la gestión del buen funcionamiento de los procesos internos y misionales que tienen lugar en las oficinas de la organización en lo relacionado con comunicaciones y manejo de la información, permitiendo la optimización de los procesos.

Responsibilities

Responsabilidades genéricas

• Asegurar la adherencia con las políticas, herramientas, manuales y directrices de NRC.
• Apoyar con la implementación del portafolio de la función de soporte de acuerdo con el plan de acción.
• Preparar y desarrollar reportes de estado requeridos por la gerencia/líder de equipo.
• Asegurar el archivo adecuado de los documentos.
• Promover y compartir ideas para el mejoramiento de las funciones de soporte.
• Realizar la labor de acuerdo con el plan de trabajo y desarrollo.
• Velar por el correcto y oportuno funcionamiento de los servicios de funcionamiento en sus oficinas a cargo.
• Asegurar el adecuado diligenciamiento de inventario del archivo documental de las oficinas a su cargo.
  
  

Responsabilidades específicas

• Tramitar de manera eficiente los inmuebles, incluyendo la búsqueda, contratación, seguimiento, prorroga, renegociación y finalización de contratos, garantizando la optimización de recursos y el cumplimiento de las obligaciones establecidas.
• Garantizar la prestación de servicios de conectividad (Líneas fijas, líneas móviles y servicio de internet) desde la asignación, control, seguimiento y el pago.
• Efectuar el registro y actualización de la información en las bases de datos, archivos internos dispuestas para el seguimiento y control de los procesos administrativos.
• Gestionar y brindar soporte de las plataformas dispuestas para la solicitud de servicios de viajes (tiquetes, alojamiento y transportes) del personal de NRC y visitantes, según los procedimientos y acuerdos marco vigentes, estipulados por la unidad de administración; asegurando la gestión adecuada desde la reserva hasta la facturación y pago.
• Realizar las actividades relacionadas con la oficina, en términos de insumos, mejoras locativas, mantenimientos, equipos de prevención y emergencia y en general, para su correcto funcionamiento.
• Asegurar la gestión y generación de los contratos de servicios de funcionamiento a su cargo.
• Velar por el inventario de suministros de oficina y elementos distintivos de la Organización, asegurando su disponibilidad, precisión y correcto uso para facilitar las operaciones, fortaleciendo la percepción institucional; así como efectuar el Desarrollo del proceso de inducción al personal que ingresa, en los temas de carácter administrativo.
• Atender el proceso de gestión migratoria para el personal internacional cuando haya lugar, desde su solicitud hasta la aprobación y renovación de visados.
• Gestionar y dar seguimiento a los reportes de facturación pagos y estados de cartera emitidos por los proveedores de servicios administrativos garantizando su correcta gestión, resolviendo sus reclamos o sus requerimientos de manera eficaz
• Apoyar la elaboración de informes y reportes solicitados por la supervisión.
• Recopilar y consolidar el archivo físico a cargo de la unidad de administración en el área para la transferencia primaria, de acuerdo con los lineamientos de Gestión Documental.
• Apoyar la implementación de actividades PSI incluidas en el Plan de Acción de la oficina país relevantes para su unidad/equipo.
• Ejecutar las demás tareas asignadas por el supervisor inmediato en el cumplimiento de los objetivos del cargo.
  
  

Qualifications

Competencias Profesionales Genéricas

Son las competencias profesionales o técnicas, los conocimientos, la cualificación y la experiencia necesarios para un desempeño eficaz que permita obtener el resultado deseado que exige esta función

• Tecnólogo o estudiante de último semestre, en ciencias de la administración y áreas afines.
• Experiencia previa laboral, por pasantía o practica universitaria.
• Experiencia de trabajo en funciones de apoyo en contextos de ayuda humanitaria.
• Experiencia previa de trabajo en contextos complejos y cambiantes.
• Experiencia comprobable relacionada con las responsabilidades del cargo.
• Conocimiento básico en el idioma inglés.
  
  

Competencia, conocimientos y experiencia relacionados con el contexto

• Experiencia mínima de un (1) año en cargos similares con algún organismo internacional, con Agencias de Naciones Unidas y/o contexto humanitario.
• Experiencia comprobada en el uso de MS Office.
• Experiencia de servicio al cliente interno y externo.
• Conocimientos básicos en programas de ofimática como: share point, one drive, team.
• Disposición para aprender y entender el carácter del trabajo que se realiza desde el NRC.
• Sensibilidad e interés por los temas sociales.
  
  

About Us

The Norwegian Refugee Council (NRC) is a global humanitarian organisation helping people forced to flee.

Join us in assisting millions of people in areas where others cannot, tackling some of the world's most dangerous and difficult crises. Bring your skills and dedication to an organisation recognised for providing high quality aid and for defending the rights of refugees and internally displaced people.

At NRC, we give responsibility to employees at all levels and foster professional growth and innovative teams. You can expect a supportive culture and an open dialogue with management. We are committed to diversity, equity and inclusion.

Together, we save lives and rebuild futures.

Safeguarding is central to NRC’s work. We expect all employees to:

• treat everyone with respect and dignity
• contribute to building a safe environment for all
• never engage in any form of exploitation, harassment and specifically sexual exploitation, abuse and sexual harassment (SEAH)
• always report. NRC has a zero-tolerance approach to inaction against exploitation, abuse and SEAH