Objetivo de la posición

Apoyar el desarrollo de las actividades relacionadas con los procesos y procedimientos administrativos, logísticos y operativos de la organización mediante una gestión eficiente, colaborativa y orientada al servicio, que contribuya al desarrollo de las actividades institucionales y al fortalecimiento del trabajo en equipo.

Principales responsabilidades

Brindar apoyo en la preparación de informes y presentaciones institucionales, así como en la sistematización y seguimiento en planes operativos y presupuestales.
Administrar archivos físicos y digitales, garantizando la custodia de documentación sensible bajo criterios de confidencialidad, confiabilidad y trazabilidad, de acuerdo con las políticas institucionales.
Gestionar cotizaciones, órdenes de compra y soportes de gastos, según los requerimientos establecidos.
Atender las solicitudes de los empleados, asegurando una respuesta oportuna, amable y empática.
Gestionar los trámites pertinentes para envíos y recepción de correspondencias.
Asegurar la entrega y control de dotaciones conforme a la planeación definida por la Dirección de Operaciones y las coordinaciones de programas y proyectos.
Mantener el inventario mínimo de insumos de papelería, aseo y cafetería, garantizando su disponibilidad oportuna.
Cargar facturas y documentos de pagos en el portal de compras, conforme a los procedimientos establecidos.
Apoyar en la consolidación, revisión y trámite de los documentos de proveedores y contratistas, requerido para el pago de facturas y/o cuentas de cobro.
Apoyar la gestión de compras y logística, contribuyendo a la mejora continua de los procesos, orientados a optimizar los tiempos de respuesta y cumpliendo con la normativa interna de la Fundación.
Apoyar en el suministro de manera oportuna la información y/o documentación requerida por el administrador/a regional y la oficina nacional.
Apoyo en el seguimiento a la entrega a satisfacción de los servicios o suministros comprados, realizar gestiones de devoluciones o garantías si fuere necesario.
Apoyo en el mantenimiento y actualización del servicio con la agencia de viajes que garantice eficiencia y racionabilidad del gasto.
Brindar apoyo en los requerimientos operativos de las áreas financiera, administrativa y de recursos humanos.
Hacer uso responsable y adecuado de los equipos y recursos asignados para el desarrollo de sus funciones.
Cumplir con las demás funciones que le sean asignadas por su supervisor directo, relacionadas con el ámbito del cargo.

Requisitos:

Conocimientos y experiencia

Formación: Técnico, tecnólogo en Talento Humano o áreas administrativas; o estudiante de últimos semestres de Administración, Psicología o programas afines.
Experiencia: Mínimo seis (6) meses de experiencia en funciones relacionadas con administración, logística o apoyo operativo.

Movilidad Geográfica

No se requiere movilidad geográfica.

Otros requerimientos:

Manejo de herramientas ofimáticas (nivel intermedio o avanzado)
Deseable conocimiento básico en sistemas administrativos o contables (ej. SAP)

Habilidades y competencias:

Trabajo en equipo y desarrollo colaborativo.
Comunicación asertiva y relaciones interpersonales positivas.
Orientación a resultados y cumplimiento de objetivos.
Iniciativa y capacidad para la toma de decisiones.
Actitud de servicio y enfoque en la atención al detalle.
Capacidad analítica y de planificación.
Organización y gestión efectiva del tiempo.
Capacidad de coordinación y gestión de personas.
Habilidades de conciliación y resolución de conflictos.

Condiciones de la oferta:

Número de Vacantes: 1
Tipo de Contrato: Prestación de Servicios por Honorarios por seis (6) meses, con posibilidad de renovación o posterior vinculación de contrato laboral a término fijo, según desempeño y necesidades institucionales.
Jornada laboral: Tiempo completo.
Modalidad de trabajo: Hibrida (presencial y remota, según requerimientos operativos).
Centro de Trabajo: Oficina Nacional, con base en Bogotá, D.C.

En todos los procesos de selección se tendrá en cuenta el criterio de NO discriminación por sexo, raza, color de piel, religión, ideas políticas, origen social, orientación sexual, edad, etc, proporcionando un proceso transparente y de igualdad de oportunidades para todxs lxs candidatxs, tal y como afirma nuestro Código de Conducta. “Tratando a todas las personas con respeto y rechazando cualquier tipo de acoso, discriminación, intimidación, explotación o cualquier otra actuación en contra de los Derechos Humanos.”

En Ayuda en Acción tenemos tolerancia cero con comportamientos relacionados con explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual, por ello nos comprometemos de acuerdo con nuestra Política de Protección de la Infancia, a realizar una serie de comprobaciones previas a la contratación a través de la solicitud de información a los/as anteriores/as empleadores/as mediante el Plan de Divulgación de Conductas Indebidas entre Agencias de Respuesta Humanitaria (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) en el caso de que dichos/as empleadores/as estén adheridos a esta plataforma. Además, Ayuda en Acción, también se compromete con el resto de los miembros del MDS a facilitar la información correspondiente a esto tipo de actos sobre los/as empleados/as que hayan trabajado en la Organización. Por ello al presentar esta solicitud, el/la solicitante de empleo acepta y autoriza la realización de estas comprobaciones previas a la contratación para continuar en el proceso de selección y a la conservación de sus datos para las posteriores consultas por parte de los miembros del MDS.

La información extraída de esta solicitud de referencias será utilizada de forma Privada, Confidencial e Interna haciendo uso de ella únicamente para los procesos de selección de Ayuda en Acción en los que el/la candidata se haya inscrito.

Adicionalmente será obligatorio presentar “La Certificación Negativa del Registro Central de delincuentes sexuales “de forma previa a la incorporación.

Consultoría - Consultor auxiliar administrativo y logístico – Bogotá, D.C., Colombia

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