Administrador/a de la oficina Regional Caribe- El Carmen de Bolívar - Colombia

Objetivo de la posición:

Apoyar la gestión administrativa, financiera y operativa de la Oficina Regional Caribe de Ayuda en Acción, garantizando su adecuado funcionamiento y el cumplimiento de los procesos, procedimientos y normativas establecidas por la Fundación y los diferentes donantes.

Principales responsabilidades:

Gestión administrativa y financiera:

• Garantizar el cumplimiento de los requisitos, normas, procedimientos y prácticas de gestión administrativa, financiera y presupuestaria establecidas por la organización y los donantes.
• Hacer seguimiento a la planificación presupuestaria de los proyectos y apoyar, en conjunto con el/la Coordinador/a Regional, los ajustes que sean necesarios durante su implementación.
• Realizar seguimiento a la ejecución financiera de proyectos financiados con recursos propios o de donantes externos, asignados a los socios locales o de ejecución directa del equipo de la organización.
• Garantizar la adecuada imputación de gastos según requisitos, normas, procedimientos y prácticas administrativas y contables establecidas por los cofinanciadores o por las normativas internas.
• Garantizar la organización, actualización y resguardo delos expedientes financieros y administrativos de los proyectos, incluyendo la documentación soporte para procesos de rendición de cuentas.
  
  
  

Gestión de fondos y rendición de cuentas:

• Garantizar que se haga de manera oportuna la entrega de fondos a los socios y equipos responsables de la ejecución de
• Mantener actualizadas las carpetas y documentación de proyectos en las plataformas corporativas.
• Elaborar los informes financieros, en coordinación con el/la Coordinador/a Regional y la Gestora Institucional de Proyectos de Oficina Nacional.
• Apoyar los procesos de rendición de cuentas a financiadores y auditorías, asegurando la disponibilidad y calidad de la documentación requerida.
  
  
  

Compras y gestión logística:

• Gestionar los procesos de compras y contrataciones requeridos para la implementación de los proyectos, de conformidad con la normativa interna de compras de la Fundación Ayuda en Acción.
• Apoyar la elaboración de términos de referencia para adquisiciones y contrataciones asociadas a los proyectos de la región.
• Garantizar el abastecimiento de papelería y suministros de cafetería necesarios para el buen funcionamiento de la oficina regional.
  
  
  

Coordinación y soporte operativo:

• Participar en reuniones periódicas convocadaspor los diferentes equipos y/o responsables, contribuyendo al adecuado desarrollo de los procesos regionales.
• Hacer uso responsable y adecuado de los equipos, recursos y herramientas asignadas para el desarrollo de sus funciones.
• Realizar cualquier otra función o actividad inherente al cargo que sea asignado por
• su Supervisor Directo y/o la Dirección General o su delegado/a.
  
  
  

Requisitos:

Conocimientos y experiencia:

• Profesional en áreas administrativas, contables, financieras, ciencias sociales o carreras
• Experiencia mínima de tres(3) años en gestión administrativa y financiera o seguimiento financiero de proyectos sociales.
• Deseable experiencia de trabajo con organizaciones de cooperación internacional y/o proyectos financiados con recursos de donantes internacionales.
• Deseable conocimiento del contexto territorial y social de la región donde se desarrollarán los proyectos.
  
  
  

Movilidad Geográfica

• Disponibilidad para desplazamientos y viajes dentro de la región de intervención, cuando las actividades del cargo lo requieran.
  
  
  

Otros requerimientos:

• Manejo de herramientas ofimáticas a nivel intermedio o avanzado.
• Manejo intermedio de Excel (se realiza prueba técnica).
• Conocimiento de normativas administrativas, financieras y contables aplicables a proyectos de cooperación internacional.
  
  
  

Habilidades y competencias:

• Capacidad de liderazgo y coordinación.
• Habilidad para la conciliación y manejo de relaciones interpersonales.
• Alta atención al detalle y orientación a la calidad.
• Comunicación efectiva y asertiva, tanto oral como escrita.
• Conocimiento de las normatividades vigentes.
• Capacidad de análisis y resolución de problemas relacionados con procesos.
• Proactividad y creatividad
• Excelente habilidad para la expresión oral y capacidad de comunicación asertiva para el manejo de grupos de diferentes edades.
• Excelentes relaciones interpersonales y disposición para el trabajo en equipo y trabajo con comunidades rurales.
• Iniciativa, responsabilidad y tolerancia.
  
  
  

Condiciones de la oferta:

• Duración del contrato: Contrato inicial a término fijo de 6 meses, con posibilidad de prórroga, según evaluación de desempeño.
• Centro de Trabajo: El Carmen de Bolivar, con desplazamientos a las zonas de influencia de la oficina Regional Caribe.
• Jornada: Completa
• Vacante: 1
• Línea de reporte: Coordinación Regional.
• Remuneración/salario: Acorde con la política retributiva de Ayuda en Acción.
  
  
  

En todos los procesos de selección se tendrá en cuenta el criterio de NO discriminación por sexo, raza, color de piel, religión, ideas políticas, origen social, orientación sexual, edad, etc., proporcionando un proceso transparente y de igualdad de oportunidades para tod@s l@s candidat@s, tal y como afirma nuestro Código de Conducta. “Tratando a todas las personas con respeto y rechazando cualquier tipo de acoso, discriminación, intimidación, explotación o cualquier otra actuación en contra de los Derechos Humanos.”

En Ayuda en Acción tenemos tolerancia cero con comportamientos relacionados con explotación sexual, abuso sexual y/o acoso sexual, por ello nos comprometemos de acuerdo con nuestra Política de Protección de la Infancia, a realizar una serie de comprobaciones previas a la contratación a través de la solicitud de información a los/as anteriores/as empleadores/as mediante el Plan de Divulgación de Conductas Indebidas entre Agencias de Respuesta Humanitaria (The Misconduct Disclosure Scheme misconduct-disclosure-scheme.org) en el caso de que dichos/as empleadores/as estén adheridos a esta plataforma. Por ello al presentar esta solicitud, el/la solicitante de empleo acepta y autoriza la realización de estas comprobaciones para continuar en el proceso de selección.

Adicionalmente será obligatorio presentar “La Certificación Negativa del Registro Central de delincuentes sexuales “de forma previa a la incorporación.